Het digitale sleutelbos van je bedrijf: toegang goed regelen

Een van de vervelendste gesprekken in mijn werk gaat over een bedrijf dat niet meer bij zijn eigen domeinnaam kan. De bouwer is gestopt, het mailadres bij de registratie bestaat niet meer en niemand weet wie de houder is. Dat is te voorkomen met een middag werk.

Wat er echt van jou hoort te zijn

Deze accounts staan op naam van je bedrijf, met een mailadres dat jij beheert:

1. Je domeinnaam. De belangrijkste van allemaal. Zonder domein geen site en geen mail.
2. Je hosting. Inclusief het beheerpaneel.
3. Je mail. Vaak apart van je hosting, en vaak vergeten.
4. Je CMS of website-beheeromgeving, met een beheerdersaccount voor jou.
5. Google Bedrijfsprofiel. Jij bent eigenaar, je bureau hoogstens beheerder.
6. Google Analytics en Search Console. Zelfde verhaal.
7. Advertentieaccounts. Een bureau werkt in jouw account, niet andersom.
8. Social media. Vooral bij bedrijfspagina's die aan een persoonlijk profiel hangen.
9. Betaalprovider en webshopsysteem als je verkoopt.

De vuistregel: als het jouw bedrijfsnaam draagt of jouw klanten raakt, hoor jij erbij te kunnen.

Het verschil tussen eigenaar en beheerder

Bij de meeste diensten kun je iemand toegang geven zonder eigendom over te dragen. Dat is precies wat je wilt: je bureau werkt als beheerder in jouw account, en als de samenwerking stopt, haal je die toegang weg. Geen discussie, geen migratie, geen verlies van historische data.

Zit het nu andersom, vraag dan om overdracht van het eigendom. Een professionele partij werkt daar zonder morren aan mee.

Een wachtwoordmanager, geen spreadsheet

Wachtwoorden in een Excel-bestand of op een briefje in je bureaula zijn een risico en bovendien onpraktisch. Een wachtwoordmanager kost een paar euro per maand en lost drie dingen tegelijk op: unieke wachtwoorden per dienst, veilig delen met een medewerker, en een plek waar alles staat als je iets zoekt.

Zet daarnaast tweestapsverificatie aan bij alles wat het aanbiedt. Sla de herstelcodes op een aparte plek op, want juist die heb je nodig als je telefoon kwijt is.

Het overzichtsdocument

Maak één document, bij voorkeur in je wachtwoordmanager, met per dienst:

• Welke dienst en bij welke partij
• Op welk mailadres het account staat
• Wat het kost en wanneer het verlengt
• Wie er nog meer toegang heeft
• Wat er misgaat als het wegvalt

Dat laatste is nuttiger dan het klinkt. Het maakt in één blik duidelijk welke drie dingen je echt niet kwijt mag raken.

Automatisch verlengen aanzetten

Een domeinnaam die verloopt omdat de betaling mislukte, is elk jaar goed voor een aantal noodgevallen. Zet automatische verlenging aan en controleer of de betaalgegevens actueel zijn. Zet er daarnaast een herinnering bij in je agenda, een maand voor de vervaldatum.

Toegang regel je op een rustige dag. Als je er op een drukke dag mee bezig bent, is het al te laat.

Bij het beëindigen van een samenwerking

1. Vraag om een export of back-up van je website.
2. Controleer dat domein en hosting op jouw naam staan.
3. Verwijder de toegang van de vertrekkende partij uit al je accounts.
4. Wijzig gedeelde wachtwoorden.
5. Controleer of je mail nog werkt en waar hij draait.
6. Vraag naar de bestanden: ontwerpen, logo's in vectorformaat, foto's op originele resolutie.

Doe dit ook bij een goede afronding. Het is geen wantrouwen, het is gewoon opruimen.

Een controle van een half uur

Open vandaag je domeinregistratie en kijk wie er als houder staat. Log in op je Google Bedrijfsprofiel en controleer of jij eigenaar bent. Kijk of je bij je hosting kunt. Als een van die drie niet lukt, weet je waar je deze week mee begint. Dat halfuur is de goedkoopste verzekering die je kunt afsluiten.